Laporan Sistem Basis Data : Sistem Informasi Penjualan Obat di Apotek Menggunakan JAVA dan PHP-MyAdmin
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1. Latar
Belakang
Apotek
merupakan salah satu jenis usaha dibidang perobatan yang sangat memerlukan
adanya sistem informasi pengolahan data untuk mempermudah dan memperlancar
kinerjanya. Sekarang ini, masih banyak penulisan atau pencatatan data-data
(obat) pada apotek yang dilakukan secara konvensional. Cukup banyak apotek yang
masih memberdayakan tenaga manusia untuk mengolah data-data yang ada demi
memperlancar usahanya. Sistem yang masih digunakan adalah sistem konvensional yaitu
melakukan pencatatan, baik itu transaksi penjualan ataupun pembelian barang ke
dalam sebuah buku. Karena sistem konvensional tersebut membuat kinerja apotek
menjadi kurang efektif dan efisien. Dan untuk proses kalkulasi penjualan obat
yang hanya menggunakan cara konvensional yaitu dengan alat penghitung
kalkulator.
Untuk menghitung dan
memproses data penjualan obat yang dilakukan secara konvensional akan memakan
banyak waktu dan tenaga, belum lagi kesalahan yang rentan terjadi. Biasanya
data-data yang masuk akan dicatat ke dalam sebuah buku, pencatatan ini
merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan selain membutuhkan waktu juga sangat
menguras tenaga. Selain itu penyusunan datadata pada apotek yang ada juga akan
terhambat dengan dilakukannya cara-cara pengelolaan yang masih bersifat
konvensional.
Dalam pembuatan
laporan apotek juga mengalami kendala. Memerlukan waktu dan tenaga untuk
mengolah laporan untuk data-data yang masih berbentuk kertas sehingga laporan -
laporan yang diperlukan tidak dapat langsung disediakan.
Pada apotek banyak
data-data obat, data transaksi, dan lain-lain yang tidak mungkin dihafalkan.
Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat mendata daftar-daftar data
tersebut dengan melakukan perbaikan dalam pengelolaan sebuah sistem pengolahan
data. Perbaikan yang akan dilakukan yaitu membuat sistem pencatatan dengan
menggunakan sistem yang berbasis komputer, baik dari segi pendataan barang
persediaan, pencatatan data transaksi, dan proses yang lainnya yang berhubungan
dengan aktivitas pada apotek yang bersangkutan.
Database ada untuk
melayani kebutuhan aplikasi. Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang
dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas. Dengan adanya sebuah
aplikasi sistem informasi penjualan obat pada Apotek yang akan dibuat ini, maka
sistem informasi Apotek akan dapat dikelola dengan lebih baik lagi.
Selain itu dengan
sistem komputer, data dapat lebih aman dari pihak-pihak yang tidak mempunyai
hak untuk mengakses data tersebut. Untuk itulah penulis mencoba menyusun tugas
dengan judul “Sistem Informasi Penjualan Obat Apotek”.
1.2. Rumusan
Masalah
Berdasarkan
latar belakang maslaah yang telah dibahas diatas, maka dapat dirumuskan bahwa
masalahnya adalah sebagai berikut:
1.
Apa yang dimaksud dengan sistem?
2.
Apa yang dimaksud dengan data?
3.
Apa yang dimaksud dengan informasi?
4.
Apa yang dimaksud dengan basis data?
5.
Apa yang dimaksud dengan sistem informasi?
6.
Apa yang dimaksud dengan sistem basis data?
7.
Apa yang dimaksud dengan apotek?
8.
Apa yang dimaksud dengan ERD?
9.
Bagaimana membuat sistem informasi penjualan
obat di sebuah apotek?
1.3. Tujuan
Penulisan
Tujuan dari
penulisan tugas ini adalah untuk mengtehaui tentang system, data, informasi,
basis data, system informasi, sistem basis data, apotek, system informasi
apotek, ERD dan bagaimana cara dalam membuat sebuah system informasi penjualan
obat di sebuah apotek.
1.4. Batasan
Masalah
Begitu banyak
proses-proses yang dilakukan dalam sebuah apotek, maka dalam pembahasan kali
ini, penyusun hanya membahas mengenai transaksi penjualan obat dalam sebuah
apotek.
BAB
II
LANDASAN
TEORI
2.1 Sistem
Sistem
adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan
suatu sasaran tertentu (Jogiyanto,2001). Sistem adalah sekumpulan komponen yang
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Secara umum, sistem
dapat didefinisikan sebagai sekumpulan kegiatan atau elemen atau subsistem yang
saling bekerjasama atau dihubungkan dengan caracara tertentu sehingga membentuk
satu kesatuan untuk dapat menjalankan suatu fungsi sehingga tercapai suatu
tujuan tertentu.
·
Dilihat dari sisi pendekatannya, sistem dapat
dibagi atas dua macam yaitu :
a.
Sistem Menurut Elemen
Sistem Menurut
Elemen adalah sistem sebagai sekumpulan elemenelemen dimana antara elemen yang satu
dengan yang lain saling berinteraksi guna mencapai suatu tujuan tertentu.
b. Sistem
Menurut Procedure
Sistem merupakan
suatu jaringan dari procedure-procedure yang saling berkaitan dan bekerjasama
untuk menjalankan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan tertentu.
·
Karakteristik sistem menurut Jogiyanto (2001)
adalah sebagai berikut:
a.
Mempunyai Komponen (Components)
adalah segala
sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda
nyata atau abstrak dan disebut sebagai subsistem.
b. Mempunyai
Batas (Boundary)
Batas sistem
merupakan daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain
atau antara sistem dengan lingkungan (environment). Batas sistem ini juga dapat
digunakan untuk menjelaskan suatu sistem serta digunakan untuk membuat batasan
tinjauan terhadap sistem.
c. Mempunyai
Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah
segala sesuatu yang berada di luar sistem yang mempengaruhi kinerja sistem.
d. Mempunyai
Penghubung (Interface) antar komponen
Penghubung
(interface) merupakan media penghubung antara sub sistem yang satu dengan yang
lainnya. Secara umum, penghubung adalah segala sesuatu yang bertugas untuk
menjembatani hubungan antara komponen dalam sistem. Dengan penghubung ini
setiap komponen dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka
menjalankan fungsi masing-masing.
e. Mempunyai
Masukan (Input)
Masukkan adalah
segala sesuatu yang perlu dimasukkan ke dalam sistem sebagai bahan yang
akan diolah untuk menghasilkan keluaran (output).
f. Mempunyai
Pengolahan (Processing)
Pengolahan merupakan
komponen sistem yang bertugas untuk mengolah masukkan agar dapat menghasilkan
suatu keluaran yang berguna. Dalam hal ini pengolahan adalah berupa
program aplikasi.
g. Mempunyai
Keluaran (Output)
Keluaran merupakan
segala sesuatu yang dihasilkan dari proses pengolahan. Dalam hal ini keluaran
adalah informasi yang dihasilakan oleh program aplikasi.
h. Mempunyai
Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal)
Sasaran merupakan
segala sesuatu yang ingin dicapai oleh sistem dalam jangka waktu yang relatif
pendek, sedangkan tujuan adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem
dalam jangka waktu yang relatif lebih panjang.
i.
Mempunyai Kendali (Control)
Supaya setiap
komponen yang berada pada sistem tetap bekerja sesuai tugasnya masing-masing,
maka dibutuhkan pengkontrol/ pengendali sebagai penjaga setiap sistem
tersebut. Bagian kontrol ini bertugas menjaga agar setiap proses / tugas
dalam sistem dapat berjalan secara normal.
j.
Mempunyai Umpan Balik (Feed Back)
Umpan balik ini
dibutuhkan sebagai pengecek bila terjadi suatu kesalahan / penyimpangan yang
terjadi dalam sistem dan mengembalikan ke keadaan yang semula.
2.2 Data
Data menurut Kadir
(1999) adalah fakta mengenai objek, orang, dan lainlain. Data dapat dinyatakan
dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol).
·
Secara tradisional data dapat diorganisasikan
ke dalam suatu hirarki seperti berikut :
a.
Elemen Data
Elemen data
merupakan satuan terkecil dari suatu data yang tidak dapat dipecah lagi menjadi
unit lain yang bermakna.
b. Rekaman
(record)
Rekaman (record)
adalah gabungan sejumlah dat yang saling terkait/ berhubungan.
c. Berkas
(file)
Berkas (file) dapat
dikatakan sebagai sekumpulan rekaman data yang berkaitan dengan suatu subjek.
2.3 Informasi
Informasi adalah
hasil analisis dan sintetis terhadap data. Dengan kata lain, informasi dapat
dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke dalam bentuk yang sesuai
dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun orang lain di
dalam suatu organisasi atau perusahaan (Kadir,1999).
Informasi adalah
hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan
mepunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat
dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung
pada saat mendatang (Sutanta,2003).
2.4 Basis data
Basisdata adalah
kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain
sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan,
instansi dalam batasan tertentu (Kristanto, 2004).
Basis data terdiri
dari 2 kata, yaitu Basis dan Data. Basis kurang lebih dapat diartikan sebagai
markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Sedangkan Data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia
(pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep,
keadaan, dan sebagainya, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks,
gambar, bunyi, atau kombinasinya (Fathansyah,1999).
Dalam database
dikenal pula DBMS ( Database Manajemen system ) yaitu suatu program
komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi
serta memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien.
Pengelolaan basis
data secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung, tetapi
ditangani oleh sebuah perangkat lunak (sistem) yang khusus/spesifik. Perangkat
lunak inilah (disebut DBMS) yang akan menentukan bagaimana data diorganisasi, disimpan,
diubah dan diambil kembali. Ia juga menerapkan mekanisme pengamanan data,
pemakaian data secara bersama, pemaksaan keakuratan/konsistensi data, dan
sebagainya (Fathansyah,1999).
Dalam suatu database
terdapat hubungan antara rekaman (record) yang tersimpan di dalam database yang
dikenal sebagai model database. Model database ini pada umumnya terdiri atas
tiga macam yaitu :
a. Hirarki
Biasa disebut
sebagai model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan
pola hubungan orangtua-anak.
b. Model
Jaringan
Model ini menyerupai
model hirarki, perbedaannya hanya terletak pada simpul anak yang memiliki lebih
dari satu orangtua.
c. Model
Relasional
Model ini adalah
model yang paling sederhana, yang menggunakan sekumpulan tabel yang berelasi
dengan masing-masing relasi tersusun atas tupel atau atribut. Pada model ini
database akan dinyatakan dengan tabel berdimensi dua. Kebanyakan DBMS
yang dibuat saat ini mengikuti model relasional, seperti Oracle, dBase, Paradox,
MySQL dan lain-lain.
2.5 Sistem
Informasi
Sistem Informasi
adalah suatu sistem yang terdapat di dalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
(Jogiyanto,2001).
2.6 Sistem Basis Data
Sistem Basis Data
adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan computer
untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah
organisasi/perusahaan. sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan
data untuk mempermudah modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model
yang akan dipergunakan pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model.
Model Entity Relationship adalah representasi logika dari data pada suatu
organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship
2.7 Apotek
Apotek adalah tempat
tertentu dimana dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran obat kepada
masyarakat (PP No. 25 Tahun 1980). Tugas dan fungsi apotek adalah:
1.
Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah
mengucapkan sumpah jabatan.
2.
Sarana farmasi yang telah melakukan
peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan
obat.
3.
Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus
menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
Pengelolaan apotek
dapat diusahakan setelah mendapat ijin menkes. Pengelolaan dan perizinan apotek
diatur oleh Permenkes No. 26/Menkes/Per/11/1981. di dalam apotek, terdapat
kegiatan rutin yang berlangsung secara terus menerus dalam pengolahan data
barang. Kegiatan tersebut adalah pembelian, penjualan, retur beli dan retur
jual. Apotek berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan
farmasi yang bermutu baik dan terjamin keabsahannya. Perbekalan farmasi yang
disalurkan oleh apotek meliputi obat, bahan obat, obat asli Indonesia, alat
kesehatan, kosmetika dan sebagainya (Anief,1987:56).
2.8 ERD
(Entity Relationship Diagram)
Pemodelan ER-Diagram
awalnya adalah cara menyajikan desain suatu tabel database di atas kertas yang
nantinya model tersebut akan berguna untuk pengembangan database-nya.
ER-Diagram ini terdiri dari komponen-komponen seperti entitas, atribut dan
kerelasian antar entitasnya. Atribut dalam hal ini bertugas sebagai penjelas
entitas, sedangkan hubungan menggambarkan hubungan yang terjadi di antara dua
entitas ( Sutanta, 2004 ).
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Deksripsi Sistem Informasi
Penjualan Obat
Berdasarkan struktur organisasi apotek
diatas, dapat kita ketahui bagaiman rumitnya proses bisnis yang dapat dilakukan
dalam sebuah apotek. Maka dari itu perlu ada penanganan khusus untuk menolah
data-data yang tersedia atau diolah di apotek tersebut. Data-data yang diolah
di apotek biasanya mengenai pembeluian obat, penjualan obat, data karyawan,
data obat yang ada, stok obat, data supplier obat, data transaksi, bahkan
laporan yang biasanya itu hal yang terpenting dalam sebuah system. Laporan itu
dibutuhkan untuk mengetahui sudah seperti apa perkembangan apotek tersebut.
Dalam pembahasan kali ini, penyusun membatasinya hanya pada system penjualan
obatnya saja, mengingat kemampuan dari para penyusun yang belum begitu sempurna
dalam hal pemrograman dan masih adalam tahap pembelajaran dalam merancang
sebuah system basis data.
1.1 ERD
Berikut ini merupakan ERD dari system yanmg
dibuat:
1.1 Rancangan Database
Program aplikasi ini menggunakan database
MYSQL dengan nama dbsiap yang terdiri dari 6 tabel, sebagai berikut :
3.3.1 Tabel Obat
Nama : tb_obat
PK :
kode_obat
3.3.2 Tabel Nota
Nama : nota
PK :
no_nota
FK :
kode_obat
3.3.3 Tabel User
Nama : tb_user
PK :
id_user
3.3.4 Tabel Transaksi
Jual
1.1 Cara Pengunaan
Berikut ini merupakan cara dari penggunaan
aplikasinya:
1.1.1
File Obat
1. Saat program dijalankan, tampilan
yang pertama kali adalah menu file.
2. Pilih menu File Obat
3. Maka akan muncul form login seperti
yang terlihat pada gambar berikut:
Untuk log-in ke file obat maka yang mempunyai
hak akses adalah apoteker, dimana id usernya adalah apoteker dengan passwordnya
input.
4. Isikan username dan password, tekan
tombol log in. Maka akan muncul form data obat.
Dalam form input transaksi obat ada
beberapa aktivitas yang dapat dilakukan, yaitu seperti menyimpan data obat,
menghapus data obat, mengedit data obat, dan mencari detail obat berdasarkan
nama obat.
1.1.1
File Transaksi
1. Saat program dijalankan, tampilan
yang pertama kali adalah menu file.
2. Pilih menu File Transaksi
3. Maka akan muncul form login seperti
yang terlihat pada gambar berikut:
Untuk log-in ke file transaksi maka
yang mempunyai hak akses adalah kasir, dimana id usernya adalah apoteker dengan
passwordnya input.
4. Isikan username dan password, tekan
tombol log in. Maka akan muncul form data transaksi.
BAB IV
PENUTUP
4.1 . Kesimpulan
Adapun kesimpulan sebagai hasil dari
pembuatan system informasi yang telah dibuat adalah sebagai berikut :
1. Dengan adanya Perancangan
Sistem Informasi ini, diharapkan proses pencatatan data transaksi akan lebih
efektif dan efisien.
2. Perancangan Sistem
Informasi ini akan dapat membantu untuk memperbaiki kesalahan pada penulisan
data.
3. Perancangan Sistem
Informasi ini diharapkan akan dapat membantu asisten apoteker dalam proses
pencarian data yang tidak efektif.
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka ada
beberapa saran yang ingin penulis berikan sebagai bahan masukan untuk
menyempurnakan sistem yang dibuat, yaitu:
1. Dengan sistem komputerisasi
maka perlu adanya operator dalam hal ini bagian penjualan yang dapat
mengoperasikan komputer dan pandai dalam bidang penjualan.
2. Pengaturan sistem harus
disesuaikan dengan aturan dan sumber daya manusia agar tercipta keoptimalan
kerja serta perlu adanya inovasi dalam pemanfaatan teknologi secara baik.
3. Agar Perancangan Sistem
Informasi dapat dikembangkan lebih lanjut untuk membuat sistem yang lebih
kompleks sesuai dengan kebutuhan dan mendapat hasil yang maksimal.
DAFTAR PUSTAKA
§ Astuti, Puspita D. 2013.
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat pada Apotek Jati Farma Arjosari.
Universitas Surakarta. Surakarta.
§ Ivanjelita, Lia A. 2012.
Perancangan Sistem Informasi Penjualan Apotek pada Apotek Syifa Sleman Menggunakan
PHP dan MYSQL. AMIKOM Yogyakarta.
§ Jogiyanto. (1990). Analisis
dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi
bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
§ Kristanto, H. (1993).
Konsep dan Perancangan DataBase. Yogyakarta: Andi Offset.
§
Winanrni,
Titik. 2007. Sistem Informasi Stok Obat Apotek. Universitas Sebelas Maret.
Suakarta.
Komentar
Posting Komentar